Jornadas roleras: su organización

Participo en jornadas de rol desde los ¿18? años. Me gusta disfrutar la afición con más gente y conocer a las personas que están detrás de los perfiles de internet con los que interactúo. Con el tiempo yo misma me he sumado a la organización de varios eventos o he sido anfitriona. En este artículo respondo a cuestiones básicas que si bien no son regla general, son consideraciones genéricas que os pueden ayudar como punto de partida.

El espacio o lugar de realización

Es la pieza clave de todo. Sin esto no se puede continuar. Además en plena pandemia es el triple de complicado tener un espacio físico y por ello la gente se ha movido al formato digital y al Discord. Saber dónde y cómo realizar las jornadas es lo básico y no se puede continuar planteando jornadas hasta que esta cuestión no sea resuelta. Tener claro el espacio virtual o físico de las jornadas debe resolverse con al menos dos meses de antelación, ya que habrá que pedir permisos y preparar plataformas.

Con respecto al espacio físico, es factible hacerlo en un espacio público, pero es posible que te pidan ser una asociación constituida, así que quizás os toque hablar con alguna asociación cultural asentada para que os ayuden en esta cuestión, ya que hacer una asociación a propósito de unas jornadas es tarea ardua. Si habláis con algún trabajador de un centro municipal os podrá resolver las dudas, o deciros como solicitar la cesión del espacio (un par de aulas o parte del complejo).

Además, debéis aseguraros de que haya mesas y sillas y conocer las limitaciones que habrá. Si solo tienes cinco o seis mesas, no puedes esperar ofertar treinta partidas o más. Por otra parte, debes separarlas lo suficiente para que no se entorpezca la actividad por el ruido. Es mejor ofertar 10 partidas y que todos se escuchen que querer ir a más y plantarte con cincuenta mesas y demasiada gente que acabará con dolor de garganta.

Expectativas

Fuera de qué limitaciones de superficie y aforo tengas, es importante saber las expectativas del evento. Cuantas más altas más difícil es cumplirlas. Evidentemente llenar cinco o seis mesas es más sencillo que intentar que asistan 200 personas al evento. Con los primeros eventos es bueno tantear a la baja y ver si es posible aumentar en futuras ediciones.

A nivel digital también importa esto. Hay jornadas que ofertando 50 o 70 partidas abren las inscripciones con los huevos de corbata: si bien puedes llegar a miles de personas, otra cosa es que se apunten a un evento y poder celebrar 20 partidas simultáneas (~100 personas), no llenar partidas en un evento es un auténtico fracaso: es mejor un evento reducido y que las plazas se llenen a ver como mitad de la programación se cancela.

Entiendo que todo el mundo quiere hacer los números de las NetCon o los números de las TdN, pero la cuestión principal es, ¿para qué? y el ¿para qué quieres hacer las jornadas? Muchas veces es a la par un "a ver si podemos hacerlo" y un "buah, chaval, que flipe sería si...". 

A veces es mejor reflexionar y tener objetivos más claros que el hacer un evento por hacer. Un buen objetivo es intentar ampliar la oferta de ocio en la ciudad y usar el evento como punto de encuentro para en el futuro planear una actividad fija o para iniciar una asociación.

En el caso de las Jornadas Pórtico, por ejemplo, pusimos un objetivo claro de 20 partidas ofertadas, ya que es una actividad dentro de un evento mayor y no relacionado con el rol, así que serviría como reclamo y para hacer que los roleros se interesen por autores y los autores con el mundo del rol, más allá de sus mesas de juego. No sé si al final llegaremos a las 20 o a las 30, pero vimos que era más factible unas jornadas de tamaño pequeño que liarnos la manta a la cabeza y despeñarnos ofertando cien partidas irrealizables.

Cuando las Rol a Russafa, quisimos hacer una mesa redonda y presentaciones por la mañana, habiendo una docena de partidas por la tarde. Fue un éxito de formato y había espacio suficiente para las partidas, sin molestarse entre ellas y la gente nos pidió que la repitiésemos. Unas 70 personas se pasaron a jugar y a oírnos en la charla, así que no está nada mal. En este caso el espacio era el centro municipal donde jugábamos habitualmente, así que el evento se pudo organizar en solamente un mes.

Meto aquí una pequeña cuña de info: NO hagáis solos la tarea de organizar unas jornadas. Por experiencia es horrible y frustrante. Organizar eventos puede ser divertido y debería serlo, es más fácil si tienes personas con las que repartir el trabajo y con las que te gusta pasar el tiempo. Además de poder focalizarte en áreas donde destacas y tener menos responsabilidades en aquellas donde seas tremendamente torpe.

Medios personales

Es genial querer hacer unas jornadas, pero para hacerlas es necesario que haya directores de juego que vayan a hacer partidas. Esto implica una cosa: debes tener lazos con la comunidad del rol. Sí o sí. Conocer a un youtuber o influencer rolero de la zona no está de más y puede ser atractivo invitarlo, tanto para que dirija, haga publicidad o sea parte de alguna otra actividad. Pero no hay que descuidar los roleros con un perfil más bajo. Para conocer a muchos roleros de un sitio o alrededores implica una tarea de años en redes sociales, foros y web, que no todos saben hacer.

Para hacer unas jornadas a los primeros a los que llamo son a mi círculo de amigos que además son roleros. Cualquier cosa que vayamos a organizar o los invito yo a que participen o ellos me llaman a mí para que colabore. Muchos medios personales son por lo tanto, amigos y aficionados con los que tenemos confianza. Empezar de cero, sin amigos y sin nadie puede ser arriesgado y es fácil que concluya con un evento de dos partidas y comiendo en tu propia casa una chistorra con patatas y huevos.

Piensa que si quieres montar un evento es probable que te toque participar en otros y colaborar en otros. La comunidad del rol se entiende muy bien con colaboraciones mutuas. Es fácil que Unidos por el Crítico quiera arrimar el hombro si yo, como parte de Ludorussafa, disfruto muchísimo dirigiendo y apareciendo en sus directos. Crear sinergias lo llaman. No penséis ahora que consiste en relaciones de conveniencia: se huelen de lejos y para hacer cosas que realmente no quieres hacer por conocer un puñado de gente y que acaben en tus saraos, quizás debieras ir a un psicólogo.

Actividades

No solo hay rol en unas jornadas de rol. A veces tener un sorteo, una charla o cualquier otro tipo de animación puede atraer a curiosos. Hay gente que por lo normal no quiere jugar con desconocidos, cosa que debemos todos respetar al 100%, pero sí puede pasarse por el evento a saludar si puede ser espectador de alguna partida o puede saludar a sus creadores de contenido favoritos. Que el autor de algún juego pueda estar disponible para hablar o para firmar, puede animar la cosa.

Aprovecho para decirlo: no es necesario organizar un sorteo. Lo digo porque la tendencia es que no los haya y ya os digo yo que atiende a que logísticamente son una puta pesadilla. Especialmente en eventos online donde participa gente de todas partes del planeta y tienes que indicarles que no pueden participar porque los gastos de envío son una locura. Además de que toca mandar demasiados emails a mucha gente pidiendo material.

Cuando estuve en la organización de las Jornadas Solidarias 24h o del concurso Un dungeon en una página, lo pasé francamente mal enviando emails, respondiendo dudas y gestionando qué daba qué, además de que da muchísimo palo preguntar qué tipos de envíos hacen y pedirles que hagan ellos los envíos según se sepa quién ha ganado los concursos/sorteos. En físico es más fácil, porque los entregas en el propio evento, pero te tocará pedirle a una persona que se haga cargo de recibir todo el material y almacenarlo en casa.

Como comentario final, las actividades no pueden eclipsar el evento principal. Si haces además de rol, juegos de mesa o campeonatos de videojuegos, puede pasar que el rol quede en un segundo plano con facilidad. Esto es difícil preverlo. Un campeonato a Super Smash Bros. puede emplearse por su propia comunidad como punto de encuentro y te encuentras con que tu evento de rol se te llene de jugones esperando solamente jugar a lo suyo.

Publicidad

Un mes antes del evento hay que dar tralla. Mucho spam, enlazar perfiles grandotes, pedir a tus colegas que compartan la información y otros. Es feo pero es lo que toca. Tienes que además tener un bonito cartel y en eventos físicos, pedir a gente maja que acepte pegarlo en la puerta de sus comercios. Hablar con la radio o periódico local, youtubers, bloggeros... lo que sea. Si la gente no sabe que se hace un evento no aparecerá. Tiene que quedar claro:

· Fechas de realización
· Si es necesario algún paso previo (pre-inscripciones o inscripción online)
· Qué partidas y actividades hay
· Donde consultar toda la información y programa (¡web o página de referencia!)

Y esto es lo que se me ocurro a bote pronto, mientras espero a que mis coleguis asomen la cabeza por el Discord. No sé si tenéis dudas o queréis saber más, ya sabéis que los comentarios están abiertos (se moderan y tienen filtros anti-spam) a todo lo que tengáis que decir.